EXCEL Magics Tips

1. ஸ்டார்ட் அப் போல்டர் (Startup Folder): சென்ற இதழில் டெம்ப்ளேட் குறித்தும் குறிப்பிட்ட ஒர்க்புக்குடன் எக்ஸெல் திறப்பது பற்றியும் டிப்ஸ்கள் தரப்பட்டன. இவை XLStart போல்டரின் அடிப்படையிலேயே இயங்குபவையாகும். இன்னொரு இடத்தையும் இந்த பைல்களுக்கென உருவாக்கலாம்.

1. File டேப் கிளிக் செய்து பின்னர் Options என்பதனை Help பிரிவின் கீழ் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் 2007 தொகுப்பில், ஆபீஸ் பட்டனை கிளிக் செய்து, பின்னர் Excel Options என்பதைக் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் 2003 தொகுப்பில், Tools மெனுவிலிருந்து Options தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. இடதுபுறம் கிடைக்கும் பிரிவில் Advanced என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் 2003ல் General டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுகக்வும்.
3. General பிரிவில், புதிய startup போல்டருக்கான ட்ரைவ் வழியை (path) அமைக்கவும்.
4. பின்னர், ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
அடுத்து எக்ஸெல் இயங்குகையில், ஏற்கனவே மாறா நிலையில் அமைக்கப்பட்ட XLStart போல்டரிலிருந்தும், நீங்கள் மாறாக அமைத்த போல்டரிலிருந்தும் ஒர்க்புக்களைப் பெற்று இயக்கும்.
2. பைல் வடிவம் (File Format): பல நிறுவனங்கள், தங்கள் வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து எக்ஸெல் ஒர்க்புக்களைப் பெற்றுப் பணியாற்றுகையில், அவை வெவ்வேறு எக்ஸெல் பதிப்புகளில் உருவாக்கப்பட்டவையாக இருக்கும். இவற்றின் பார்மட்கள் பல்வேறாக இருப்பதால், இது குறித்த பிரச்னைகளைச் சந்திக்க வேண்டியதிருக்கும். எக்ஸெல் 2007 மற்றும் 2010 பதிப்புகளில் .xlsx பார்மட்களில் ஒர்க்புக் இருக்கும். எக்ஸெல் 2003 பயன்படுத்தினால், அந்த பைலின் பார்மட்டினை மாற்ற வேண்டியதிருக்கும். இந்த பார்மட் மாற்றுவது எளிதான வேலை என்றாலும், நாள் ஒன்றில் அடிக்கடி இந்த மாற்றத்திற்கென வேலை பார்ப்பது நேரம் மற்றும் உழைப்பு வீணாகும் செயலாகத் தோன்றும். இதற்குப் பதிலாக நீங்கள் உருவாக்கும் பைலின் பார்மட்டை, மாறா நிலையில் .துடூண் ஆக இருக்கும்படி செய்துவிடலாம். இந்த பார்மட்டில் உள்ள ஒர்க்புக்கினை எந்த எக்ஸெல் தொகுப்பிலும் திறந்து பணியாற்றலாம். இவ்வாறு மாறா நிலையை மாற்ற கீழ்க்காணும் செட் அப் வழிகளை மேற்கொள்ளவும்.
1. File டேப் கிளிக் செய்து பின்னர் Options என்பதனை Help பிரிவின் கீழ் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் 2007 தொகுப்பில், ஆபீஸ் பட்டனை கிளிக் செய்து, பின்னர் Excel Options என்பதைக் கிளிக் செய்திடவும்.
2. இடதுபுறம் கிடைக்கும் பிரிவில் Save என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. Save Workbooks என்ற பிரிவில், Save Files In This Format என்ற ஆப்ஷன் கீழ்விரி மெனுவில் Excel 972003 Workbook (*.xls) என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
4. அடுத்து ஓகே கிளிக் செய்திடவும். இந்த தீர்வினை மாறா நிலையில் மேற்கொள்கையில், சில புதிய எக்ஸெல் பைல் அம்சங்கள் உங்களுக்குக் கிடைக்காது. இதனை நீங்கள் ஏற்றுக் கொள்ள வேண்டும்.
அல்லது இதற்கான compatiability pack தொகுப்பினை http://www.microsoft.com/ enus/download/details.aspx?id=3 என்ற முகவரியிலிருந்து தரவிறக்கம் செய்தும் பயன்படுத்தலாம்.
3. டெக்ஸ்ட் தள்ளல்(Text Wrap): அது என்ன டெக்ஸ்ட் தள்ளுவது? என்று யோசிக்கிறீர்களா? எக்ஸெல் ஒர்க்புக் செல் ஒன்றில், நீளமான டெக்ஸ்ட் ஒன்றை டைப் செய்தால், எக்ஸெல் அந்த டெக்ஸ்ட் செல்லின் வலது எல்லைக் கோட்டினைத் தள்ளியவாறே செல்லும் படி அமைத்திருக்கும். அடுத்த செல்லில், டேட்டா எதுவும் இல்லை என்றால், முழு டெக்ஸ்ட் வரியும் காணக் கிடைக்கும். ஆனால், அடுத்த செல்லில் டேட்டா அமைத்தால், புதிய டேட்டா மட்டுமே தெரியும். முதல் செல்லில் டைப் செய்த டேட்டா மிகக் குறைந்த அளவே காட்டப்படும். இது எக்ஸெல் தொகுப்பின் மாறா நிலையில் உள்ள, வரிகளின் ஒழுங்கு படுத்தும் தன்மையாகும். இதனை alignment attribute எனக் கூறுவார்கள். இதனை Normal styleஐ அட்ஜஸ்ட் செய்வதன் மூலம் மாற்றி அமைக்கலாம். இதனையே அனைத்து ஒர்க்புக்குகளிலும் ஏற்படும்படி அமைக்க விரும்பினால், Normal style மாற்றத்தினை book.xltx என்ற பைலில் ஏற்படுத்த வேண்டும். கீழ்க்காணும் மாற்றங்களைச் செயல்படுத்தவும்.
1. Home டேப்பில் கிளிக் செய்திடவும். பின்னர், Styles குரூப்பில் Cell Styles என்னும் கீழ்விரி மெனுவில் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் 2003 தொகுப்பில் Format மெனுவிலிருந்து Style தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. இப்போது கிடைக்கும் காலரியில், Normal என்பதில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது Modify என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் 2003 தொகுப்பில், Style Name கண்ட்ரோல் பிரிவில் Normal என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து என்பதில் கிளிக் செய்து நிலை 4க்குச் செல்லவும்.
3. Style டயலாக் பாக்ஸில் Format கிளிக் செய்திடவும்.
4. Alignment டேப்பில் கிளிக் செய்திடுக. இதில் உள்ள Text Control பிரிவில் Wrap Text என்ற ஆப்ஷனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
5. ஓகே இருமுறை கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
இந்த மாற்றங்களை ஏற்படுத்துகையில், ஒன்றை நினைவில் கொள்ள வேண்டும். Normal styleஐ மாற்றினால், அது அப்போது செயல்பட்டுக் கொண்டிருக்கும் ஒர்க்புக்கில் மட்டும் மாற்றத்தை ஏற்படுத்தும். அனைத்து ஒர்க்புக்குகளிலும் மாற்றத்தை ஏற்படுத்த விரும்பினால், பைல் டெம்ப்ளேட்டில் மாற்ற வேண்டும். அப்போது புதியதாக உருவாக்கப்படும் அனைத்து ஒர்க்புக்குகளிலும் ஸ்டைல் மாற்றிக் காட்டும்.
4. கமெண்ட் எழுத்துவகை அளவு (Comment Font Size): எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கில், கமெண்ட் என்னும் குறிப்புகளை அமைக்கையில், மாறா நிலையில் உள்ள எழுத்தின் உருவினை அல்லது அளவினை பலர் மாற்ற விரும்புகின்றனர். இதனை நிலைத்த மாற்றமாக அமைக்கவும் எண்ணுகின்றனர். இதனை மாற்றுவது எளிது என்றாலும், அதனையே அடிப்படையாகக் கொள்ள, சற்று சுற்றி வளைத்து செயல்பட வேண்டியுள்ளது. நேரடியாக எக்ஸெல் தொகுப்பில் இந்த மாற்றத்தினை மேற்கொள்ள முடியாது. விண்டோஸ் ஆப்பரேட்டிங் சிஸ்டத்தில் செட்டிங் ஒன்றை மாற்ற வேண்டும். நீங்கள் விண்டோஸ் எக்ஸ்பி பயன்படுத்துபவராக இருந்தால், கீழ்க்காணும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தவும்.
1.டெஸ்க்டாப்பில் ரைட் கிளிக் செய்தும் கிடைக்கும் மெனுவில் Properties தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. கிடைக்கும் விண்டோவில் Appearance டேப்பில் கிளிக் செய்து, பின்னர் Advanced என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
3. Item என்ற கீழ்விரி மெனுவில் ToolTip என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
4. இங்கு எழுத்துருவின் அளவு எவ்வளவு இருக்க வேண்டும் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்து, ஓகே கிளிக் செய்திடவும்.
5. அடுத்து Apply என்பதில் கிளிக் செய்து, பின்னர் ஓகே என்பதிலும் கிளிக் செய்திடவும்.
விண்டோஸ் 7 சிஸ்டம் பயன்படுத்துபவர்கள், கீழ்க்காணும் மாற்றங்களை மேற்கொள்ளவும்.
1.டெஸ்க்டாப்பில் ரைட் கிளிக் செய்தும் கிடைக்கும் மெனுவில் Personalize தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. அடுத்து Window Color என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
3. தொடர்ந்து Advanced Appearance என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
4. Item என்ற கீழ்விரி மெனுவில் ToolTip என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
5. இங்கு எழுத்துருவின் அளவு எவ்வளவு இருக்க வேண்டும் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்து, ஓகே கிளிக் செய்திடவும். தொடர்ந்து Save Changes என்பதில் கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
இதில் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டியது என்னவென்றால், இந்த மாற்றம் எக்ஸெல் கமெண்ட்டில் மட்டும் ஏற்படுத்தப்பட மாட்டாது. அனைத்து tiptype விண்டோக்களிலும் இந்த மாற்றம் ஏற்படும். எனவே நீங்கள் ஏற்படுத்திய இந்த மாற்றத்தினை, அதே கம்ப்யூட்டர் பயன்படுத்தும் அனைவரும் ஏற்றுக் கொள்ள வேண்டும்.

MS Word சில‌ ஷார்ட் கட் கீகள்

Alt + F10

– விண்டோவினை அதன் முழு அளவிற்கு மாற்றுகிறது

Alt+F5

– விண்டோவினை பழைய வழக்கமான நிலைக்குக் கொண்டு வரும்.

Ctrl + Shift + A

- தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட் முழுவதையும் கேப்பி டல் எழுத்துக்களாக மாற்றுகிறது. இதனை Shift+F3 என்ற கீகளூம் மேற்கொள் ளும்.

Shift + F2

– தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட்டை கிளிப் போர்டுக்குக் கொண்டு செல்லாமல் காப்பி செய்கிறது. காப்பி செய்ததனை பேஸ் ட் செய்திட என்டர் அழுத்தினால் போதும்.

Ctrl+ Backspace

- பின்புறமாக ஒரு சொல்லை அழித் திடும். ஆனால் இது காப்பி செய்யப் பட மாட்டாது.

Ctrl+W, Ctrl+F4

– இந்த இரண்டு கீ இணைப்புகளும் அப்போது பணி யாற்றிக் கொண் டிருக்கும் பைலை சேவ் செய்திடவா என்று ஒரு டயலாக் பாக்ஸ் மூ லம் கேட்டுவிட்டு பின் அழுத்தும் கட்டத்திற் கேற்றபடி பைலை மூடும்.

Alt + Ctrl + S

-பணியாற்றிக்கொண் டிருக்கும் விண்டோ வினை படுக்கை வாக்கில் பிரிக்கும் கோடு கிடைக்கும். பின் அந்த கோட்டினை நகர்த்தி விண்டோவைப் பிரித்துப் பயன்படுத் தலாம்.

Ctrl + Shift + D

- தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட் டின் கீழாக இருகோடுகள் இடப் படும். இதனை நீக்குவதற்கு மீண்டும் இதே கீகளைப் பயன் படுத்தலாம்.

F5 அல்லது Ctrl+G

- செயல்பட்டுக் கொண்டிருக்கு ம் ஆவணத்தில் குறிப்பிட்ட பக்க த்திற்குச் சென்று சொற்களைத் தேடி அவற்றிற்குப் பதிலாக வேறு சொற்களை அமைத்திட இந்த கீகளைப் பயன்படுத்த லாம்.

Ctrl+H

- ஒரு குறிப்பிட்ட டெக்ஸ்ட்டைக் கண்டு பிடித்து அதற்குப் பதிலாக நாம் தேர்ந் தெடுக்கும் அல்லது அமைக்கும் டெக்ஸ்ட் டை ஒட்டும்.

Ctrl+F2

- அனைத்து பக்கங்களின் அச்சு தோற்ற த்தைக் காட்டும்.

Alt F, I

- பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கும் ஆவணத்தின் பிராபர்ட்டீஸ் பார்க்க இந்த கீகளை வரிசையாக அழுத்தவும்.

Shift + F5

- ஆவணத்தில் முன்பு டெக்ஸ்ட்டை செருகிய இடத்திற்கு உங்கள் கர்சரை எடுத்துச் செல்லு ம். இது போல மூன்று முந்தைய இடத்திற்கு எடுத்துச் செல்லும். அதன்பின் மீண்டும் பழை ய இடத்திற்கு வந்துவிடும். இது மிகவும் பயனு ள்ள ஒரு ஷார்ட் கட். இதனால் ஒரு ஆவணத் தைத் திறந்திடுகையில் அதனை முன்பு பயன் படுத்துகையி ல் எந்த இடத்தில் எடிட் செய்து கொண்டிருந்தீர்களோ அந்த இடத்திற் கு இந்த கீகளைப் பயன்படுத்திச் சென்று விடலாம்.

Ctrl + >

- தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட்டின் எழுத்து அளவை அதிகரிக்கச் செய்திடும். அளவு 12க்குப் பின் மெனுவில் இருப்பது போல இரண்டு இரண்டாகக் கூட்டும். (கவனம் கொ ள்ள வேண்டியது என்னவென்றால் இரண்டாவது கீயை அமைக்க ஷிப்ட் கீயை அழுத்த வேண்டிய திருக்கும்.)

Ctrl + ]

- இது முந்தைய கீ அழுத்துதலில் இருந்து சற்று வேறுபட்டது. இந்த கீ கள் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட்டின் எழுத்து அளவை ஒவ்வொ ரு பாயிண்ட்டாக அதிகரிக்கச் செய்திடும்.

Ctrl + Shift + H

- தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட்டினை மறைத்திடும். மீண்டும் அழுத்த அவை கிடைத்திடும்.

Alt + Shift + D

- நீங்கள் உருவாக்கிடும் ஆவண த்தில் ஒரு இடத்தில் அன்றைய தேதி யை டைப் செய்திட விரும் புகிறீர்கள். அதற்காக அந்த தேதியை டைப் செய்திட வேண் டியதில்லை. பலருக்கு தேதி நி னைவிலும் இருக்காதே. இதற் காக இந்த கீகளைப் பயன்படுத்துங்கள். அன்றைய தேதி அழகாக வந்து உட்கார்ந்துவிடும்.

Alt + Shift + T

- மேலே சொன்னது போல ஓர் ஆவணத்தில் அப்போதைய நேரத்தை அமைத்திட இந்த கீகளை அழுத்து ங்கள். நேரம் அழகாக டைப் செய்ய ப்பட்டுவிடும்.

Ctrl + Shift + W

- வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் அடிக் கோ டிட கீயை அழுத்தினால் அது சொற் களுக்கு இடையே உள்ள இடை வெளியிலும் கோடிடுகிறது. அது போல அல்லாமல் சொற்களுக்கு அடியில் மட்டும் கோடு போட இந்த கீகளைப் பயன்படுத்தவும்.

Alt + F11

- வேர்ட் தொகுப்பில் பணியாற்று கையில் விசுவல் பேசிக் எடிட்டிங்என்விரோன்மெண்ட்டுக்கு மாற வேண்டுமா? இந்த கீகளைப் பயன்ப டுத்தவும்.

Alt V, H

- ஆவணத்தின் ஹெடர் பகுதியில் உள்ள தலைப்பை எடிட் செய்திட அந்த இடத்திற்குச் செல்ல இந்த கீ களைப் பயன்படுத்தவும்.

Shift + F7

- ஒரு சொல் சார்ந்த பிற சொற்களைக் காட்டும் நூலுக்கு தெசாரஸ் என்று ஆங்கிலத்தில் பெயர். ஆங்கில சொல் ஒன்றுக்கு சார்ந்த சொல் வேண்டும் என்றால் இந்த கீகளை அழுத்தவும்.

தமிழில் அக்சஸ் 2007 தொடர் பகுதி-1- அக்சஸ்2007 (ஒர் அறிமுகம்)

Start=> Program=>MSOffice=> Access2007 என்றவாறு தெரிவுசெய்தவுடன் அக்சஸில் அனுபவம் பெற்றவர்கள்கூட இது அக்சஸ்தானா! என ஆச்சரியபடும்படி படம்-1-1-ல் உள்ளவாறு இதன் முகப்புதிரை முழுவதும் மாற்றம் பெற்றுள்ளதை கண்டு மலைத்து நின்றுவிடுவர்,

படம்-1-1

ஆனாலும் படம்-1-ல் உள்ள தோற்றம் கூட இன்றைய தேதியில் மாறி யிருக்கும், ஏனெனில் இந்த அக்சஸானது இணையத்தின் நேரடி இணைப்பினால் அவ்வப்போது மேம்படுத்தப்பட்டு மாறிக்கொண்டே இருக்கின்றது,

 புதியவர்களும் மிகவும் பரபரப்பாக இருப்பவர்களும் இதன் மையப்பகுதியில் உள்ள எம் எஸ் ஆஃபிஸின் இணையபக்கத்தினுடைய படிமஅச்சுகளில் தங்களுடைய தேவைக்கேற்றவற்றை மட்டும் தெரிவுசெய்து பதிவிறக்கம்செய்து பயன்படுத்தி கொள்ளலாம்,

 இதற்காக இடதுபுறபலகத்தில் உள்ள நாம்விரும்பும் ஏதேனுமொரு வாய்ப்பை தெரிவுசெய்தவுடன் இணையத்துடன் நேரடியாக தொடர்புஏற்படுத்தப்பட்டு தொடர்புடைய படிமஅச்சுகள் நம்முடைய கணினியில் பதிவிறக்கம்ஆகிவிடும்,

இவையெல்லாம் தேவையில்லை கணினியில் இருப்பதேபோதும்என்பவர்களும் அல்லது இணைய இணைப்பு இல்லாதிருப்பவர்களும் இடதுபுறபலகத்தில் உள்ள Installed templateஎன்பதை தெரிவுசெய்க உடன் முன்கூட்டியே நிறுவப்பட்ட படிமஅச்சுகளின் குறுஞ்சின்ன (thumbnail) காட்சியாக வலது புறபலகத்தில் விரியும் அவற்றில் ஒன்றைதெரிவுசெய்து கொள்க,

 இந்த அக்சஸின் இடதுபுறத்தின் மேல்பகுதிமூலையில் உள்ளவட்டவடிவ எம் எஸ் ஆஃபிஸின் உருவப்படமாக உள்ள பொத்தானை சொடுக்கியவுடன் முந்தைய அக்சஸ்பதிப்பின் கோப்புபட்டியலிற்கு(File menu) இணையான கட்டளைகளான புதியது(new) ,திற(open),சேமி(save), அச்சிடு(print),மூடு(Close),வெளியேறு(exit), போன்றகட்டளைகளின்  தொகுதியான வாய்ப்புகள் படம் -2-ல் உள்ளவாறு காட்சியாக விரியும் இந்த ஆஃபிஸ் பொத்தான் ஆனது அக்சஸின் பொது நுழைவுவாயிலாக செயல்படுகின்றது,

படம் -2

இதில் திற(open) என்பதை தெரிவுசெய்தவுடன் வலதுபுறபலகத்தில் சமீபத்தில் நாம் பணிபுரிந்த கோப்புகளின் பெயர்கள் பட்டியலாக காட்சியளிக்கும்,

புதியவர்கள் அல்லது புதியதரவுதளத்தைஉருவாக்கவிரும்புவர்கள் படம் -1-ன் மையத்தில் உள்ள பலகத்தின் மேல்பகுதியில் blank database என்பதை தெரிவுசெய்க,அல்லது எம் எஸ் ஆஃபிஸ் பொத்தானை சொடுக்குக உடன் படம் -2-ல் உள்ளவாறு விரியும் பட்டியலின் வாய்ப்புகளில் new என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் படம் -3-ல் உள்ளவாறு Getting started with Microsoft Office Access என்றசாளரம் திரையில் விரியும்

 

படம்-3

இந்த உரையாடல் பெட்டியின்(Dialog box) வலதுபுற பலகத்தில் blank database என்பதன் கீழ் உள்ள file name என்பதில் நாம் புதியதாக உருவாக்க விரும்பும் தரவுதளத்திற்கு ஒரு பெயரை உள்ளீடு செய்து create என்ற பொத்தானை சொடுக்குக,உடன் படம்-4-ல் உள்ளவாறு புதிய தரவுதளம் Table1: table என்று உருவாகி பிரிதிபலிக்கும், இதில் இடதுபுற பலகத்தில் உள்ள All Tables என்பதன் கீழ் நோக்கியுள்ள முக்கோண வடிவமான  பொத்தானை சொடுக்குக உடன்  படம்-4-ல் உள்ளவாறு இதன் வாய்ப்புகள் விரியும்

                                      படம்-4

அக்சஸ் 2007 ஆனது நேரடியாக அக்சஸ் 2000,2002-2003ஆகியவற்றின் கோப்புகளில் பணிபுரிய அனுமதிக்கும் இதற்கு முந்தைய பதிப்பான அக்சஸ்95,97 போன்றவைகளை அக்சஸ்2000,2002-2003 ஆக உருமாற்றிகொள்ளும்,பின்னர் நம்மை இதில் பணிபுரிய அனுமதிக்கும்,

இந்த  All Tables என்பதன் கீழ் பின்வரும் வாய்ப்புகள் உள்ளன

Custom: navigate to category என்பதன் கீழ் உள்ள இந்த வாய்ப்பை தெரிவு செய்தவுடன் இயல்புநிலையில் custom group மற்றும் இதர வாய்ப்புகளும் இதன் கீழ் தோன்றும்

Object type: இது அக்சஸின் முந்தைய பதிப்பின்table,query,form,module போன்ற பொருட்களை உள்ளடக்கமாக கொண்டுள்ளது இதனை தெரிவுசெய்தால் அந்த (தெரிவு செய்த)பொருட்களை தோன்றச்செய்யும்

Table and related view: முந்தைய அக்சஸ் பதிப்புகளில்  query மூலம் தொடர்பு ஏற்படுத்திய அட்டவணைகளை பட்டியலிட்டு காணும் செயல் மிகவும் சிரமமான தாகும், ஆனால் அக்சஸ் 2007-ல் இந்த வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்தால் query மூலம் உறவு ஏற்படுத்தப்பட்ட அட்டவணைகளை பட்டியல்களாக மிகவும் எளிதாக திரையில் காண்பிக்கின்றது,

 Created date and modified date: இந்த வாய்ப்புகளின் மூலம் பொருட்கள் எப்போது உருவாக்கப்பட்டது எப்போது மாறுதல் செய்யப்பட்டது என்பன போன்ற விவரங் களை பட்டியலிருந்து அறிந்து கொள்ளமுடியும்,

Filter by group: குழுவான வாய்ப்பில் தெரிவுசெய்ப்பட்ட பொருட்களை வடிகட்டி பிரிதிபலிக்கச் செய்கின்றது மேலும் இது வழிகாட்டிடும் வகையை தீர்மானிக்கின்றது எண்ணற்ற தரவுதளத்தை உருவாக்கிடும் நேரத்தில் இந்த வாய்ப்பு பேருதவியாக இருக்கின்றது,

Unrelated object,all tables:இது  table , related objectஆகியவற்றிற்கு மறுதலையாக அமைகின்றது,இதனை தெரிவுசெய்தவுடன் தெரிவுசெய்யப்பட்ட அட்டவணைக்குழு தொடர்பான பொருட்களை பிரிதிபலிக்கச்செய்கின்றது,

Ribbon: இது அக்சஸ் 2007சாளரத்தின் மேல்பகுதியில் உள்ளது,இது முந்தைய பதிப்பின் பட்டியல்(Menu), செயல்பட்டை(Task bar),கருவிபட்டை(Tool Bar) ஆகிய வற்றிற்கு மாற்றாக இவைகளனைத்தையும் ஒரேபார்வையில் திரையில் படும்படி தன்னகத்தே உள்ளடக்கி வைத்துள்ளது, .தேவைப்படும் கட்டளையை தெரிவு செய்தவுடன் தொடர்புடைய கட்டளைகளின் தொகுதிளடங்கிய குழுக்களாக தொகுத்து பட்டி(ribbon) விரிகின்றது,இதன்வகை பின்வருமாறு

Home என்றதாவியை தெரிவுசெய்தவுடன் Home என்ற  பட்டி(ribbon)படம் -5-ல் உள்ளவாறு விரியும் இதில் காட்சியாக காண்பதற்கு viewsஎன்றகுழுவும்,விரும்பும் தரவுகளை வெட்டி ஒட்டுவதற்காகclipboard என்றகுழுவும் எழுத்துரு வகை அளவு வண்ணம் அடிக்கோடிடுதல் போன்றசெயல்களுக்கு  fonts என்றகுழுவும்  எழுத்துகளை உள்தள்ளியமைத்தல் ,பொட்டுபுள்ளியை(bullet point)யமைத்தல்,அச்சிடப்படாத எழுத்துகளை பிரிதிபலிக்கச் செய்தல் போன்ற செயல்களுக்காக Rich text என்ற குழுவும்,புதியதாக உருவாக்குதல் நீக்குதல், பாதுகாத்தல் ஆகியவற்றின் தொகுதியான Records என்ற குழுவும்,  தரவுகளை வடிகட்டுதல்,அடுக்குதல் போன்ற செயல்களுக்காக sorts& filter என்ற குழுவும்,பிழையான எழுத்தை கண்டுபிடித்தல் மாறுதல்செய்தல் எழுத்துப்பிழையை சரிபார்த்தல் போன்றவற்றிற்காக  find என்ற குழுவும் சேர்த்து ஆகமொத்தம் ஏழு குழுக்களாக வகைபடுத்தப்பட்டுள்ள ன

 

படம் -5

create என்ற தாவியைதெரிவு செய்தவுடன் படம் -6-ல் உள்ளவாறுcreate என்ற பட்டி(ribbon) விரியும் இதில் அட்டவணையை வடிவமைத்தல் உருவாக்குதல் பகிர்ந்து கொள்ளுதல் ஆகிய செயல்களுக்காக Tables என்ற குழுவும், படிவத்தை வடிவமைத் தல் உருவாக்குதல் பிரித்தல் பலபடிவமாக்குதல் இரட்டைஅட்டவணை(bivottable)உருவாக்கதல் காலிபடிவத்தை திறக்கசெய்தல் இவை போதவில்லை என்றால் மேலும் தேவையான படிவத்தை வடிவமைத்தல் ஆகிய செயல்களுக்காக forms என்ற குழுவும், அறிக்கைகளை வடிவமைத்தல் உருவாக்குதல் பெயர்பட்டிகளை(lables) உருவாக்குதல் அறிக்கைகளை வழிகாட்டி(wizards)மூலம் உருவாக்குதல் காலியான அறிக்கையை தயாரித்தல் ஆகிய செயல்களுக்காக Reports என்ற குழுவும்,வினாவித்தகரை(wizards) பயன்படுத்துதல்  வினாவை வடிவமைத்தல் பெருமநிரலை(Macro)உருவாக்கி பயன்படுத்தல்ஆகிய செயல்களுக்காக others என்ற குழுவும் ஆகமொத்தம் நான்கு குழுக்கள் இந்த பட்டி(ribbon)யில் உள்ளன

படம் -6

தரவுகளை வெளியிலிருந்து அக்சஸிற்குள் கொண்டுவருவதற்காகexternal dataஎன்ற தாவியை சொடுக்குக உடன் external data என்ற பட்டி(ribbon) படம்-7-ல் உள்ளவாறு விரியும் இதில் எக்செல் ,வேர்டு,எக்ஸ்எம்எல் ,அக்சஸ் , பகிர்வுபுள்ளி (Share point) ஆகியவற்றிலிருந்து தரவுகளை இறக்குமதிசெய்ய உதவுகின்றimport என்ற குழுவும் அக்சஸில் உருவாக்கிய தரவுகளை எக்செல்,வேர்டு ,எக்ஸ்எம்எல் ,அக்சஸ் , பகிர்வுபுள்ளி(Share point)ஆகியவற்றிற்கு  ஏற்றுமதி செய்ய உதவுகின்ற export என்ற குழுவும் ,மின்னஞ்சலை உருவாக்கி அனுப்பவும் பெறப்பட்ட மின்னஞ்சல்களுக்கு பதிலை தயார்செய்வதற்காக collect data என்ற குழுவும் இணையத்தில் நேரடியாக பணிபுரியவும் ஒத்துழைப்பு செய்யவும் மாறுதல்களை விட்டொழிக்கவும் பட்டியல்களுடன் மீண்டும் தொடர்பு ஏற்படுத்திடவும் பகிர்வுபுள்ளிக்கு தரவுகளை நகர்த்திடவும் உதவுகின்ற share point listsஎன்ற குழுவும் சேர்த்து ஆகமொத்தம் நான்கு குழுக்களாக வகைப்படுத்தப்பட்டுள்ளன,

படம் -7

Database tools என்ற தாவியை தெரிவு செய்தவுடன் Database Toolsஎன்ற படம் - 8-ல் உள்ளவாறு தோன்றும் பட்டி(ribbon)யில் பெருமநிரலை(Macro)உருவாக்கி இயக்குவது பெருமநிரலை(Macro)விபியாக உருமாற்றம் செய்வது குறுக்குவழியில் பெருமநிரலை(Macro)உருவாக்குவது விபியை தனியாக உருவாக்குவது போன்ற செயல்களுக்காக macro என்றகுழுவும் உறவுகளை ஏற்படுத்துவது பண்பியல்பு தாளை தோன்றச்செய்தல் பொருட்களை சார்ந்திருப்பதை தீர்மாணிப்பது  செய்தி பட்டையை தோன்ற செய்தல் அல்லது மறையச்செய்தல் ஆகிய செயல்களுக்காக Show\hide என்ற குழுவும் தரவுதளஆவணத்தை ஆய்வுசெய்தல் தரவுதளத்தின் திறனை ஆய்வு செய்தல் அட்டவணையை ஆய்வு செய்தல் ஆகிய செயல்களுக்காகanalyze என்ற குழுவும்  எஸ்கியூஎல் சேவையாளர் , அக்சஸின் தரவுதளம் ஆகியவற்றிற்கு தரவுகளை நகர்த்துவதற்காக move dataஎன்ற குழுவும் இணைக்கப்பட்ட அட்டவணையை நிர்வகித்தல் இருநிலைமாற்றியை(switch board)நிர்வகிப்பாளர்,கடவுச்சொல்லைஉருமாற்றுதல்(Password encrypt) ,புதிய வசதிகளை Add Ins மூலம் சேர்த்தல், ACCDE ஐ உருவாக்குதல் ஆகிய செயல்களுக்காக database tools என்ற குழுவும் ஆக மொத்தம் ஐந்து குழுக்களாக வகைப்படுத்தப்பட்டுள்ளன,

 

படம் -8

Data sheet என்ற தாவியை தெரிவு செய்து சொடுக்கியவுவுடன் தரவுதாள் (data sheet) என்ற பட்டி(ribbon) படம்-9-ல் உள்ளவாறு விரியும் இதில் அக்சஸின் பொருட்களை காட்சியாக காண viewsஎன்ற குழுவும் புதிய புலத்தினை உருவாக்குதல் நடப்பு புலத்துடன் சேர்த்தல் நெடுவரிசையை பார்வையிடுதல் உள்ளிணைத்தல் நீக்குதல் வேறுபெயரிடுதல் போன்ற செயல்களுக்காகFields&Columnsஎன்ற குழுவும் தரவு வகையை மாற்றுதல்,தானியங்கிஎண்களை (Auto Number) உருவாக்குதல் ,எழுத்துருவை மாற்றியமைத்தல் ,சதவீதம் , தசமபுள்ளியை மாற்றியமைத்தல்,அனைத்தையும் ஒரேமாதிரியாக பராமரித்தல் ,வடிவமைப்பு செய்தல் ஆகிய செயல்களுக்காக Data Type& Formatting என்ற குழுவும் உறவுகளை அட்டவணைகளுக்கிடையே உருவாக்குதல், பொருட்கள் சார்ந்திருப்பவைகளை தீர்மாணித்தல் போன்ற செயல்களுக்காகRelationships என்ற குழுவும் சேர்த்து ஆகமொத்தம் நான்கு குழுக்களாக வகை படுத்தப்பட்டுள்ள ன

படம் -9

ஏற்கனவேயிருக்கும் அட்டவணையை வடிவமைப்பு நிலையில் திறத்தல் அல்லதுபுதிய அட்டவணையை வடிவமைத்திட createஎனும் தாவிபட்டியின் tableஎன்ற குழுவில் உள்ள  tableஎன்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் படம் 10-ல்- உள்ளவாறு Design என்ற சூழ்நிலை தாவிபட்டியுடன்   table1:table என்றவாறு திரையில் வடிவமைப்பு சூழலில் பிரிதிபலிக்கும்,இதிலும் காட்சியாக காண்பதற்கு viewsஎன்ற குழுவும் முதன்மைதிறவுகோளை உருவாக்குதல் எற்புடையதாக்குதலின் விதிமுறையை பராமரித்தல் கிடைவரிசையை உள்ளிணைத்தல் நெடுவரிசையை உள்ளிணைத்தல் நெடுவரிசையை பார்வையிடுதல் வடிகட்டுதல் போன்ற செயல்களுக்காகTools என்ற குழுவும் பண்பியல்பு தாளை,சுட்டுவரிசையை மறைத்தல் அல்லது தோன்றச்செய்தல் ஆகிய செயல்களுக்காகshow/hide என்ற குழுவும் ஆகமொத்தம் மூன்றுகுழுக்களாக வகைப்படுத்தப்பட்டுள்ளதன .இதில் வலதுபுறமுள்ள பலகத்தில் field name என்ற பகுதியில் உருவாக்குகின்ற புலத்திற்கான பெயரை உள்ளீடு செய்க data typeஎன்ற பகுதியில் நாம்உருவாக்கிய புலத்தின் தரவுகளின் வகையை குறிப்பிடுக இந்த பலத்தை பற்றி தரவு வகையை பற்றி விளக்குவதற்காக description என்ற பகுதியில் விவரங்களை உள்ளீடு செய்க நாம் உருவாக்கிய புலத்தின் பண்பியல்புகளை field propertiesஎன்பதன்கீழ் உள்ள General ,Look upஆகிய இரண்டு வகைகளில் ஒன்றை தெரிவு செய்க அல்லது தேவையானவாறு மாறுதல் செய்து கொள்க,

படம் -10

இந்த வடிவமைப்புதாவிபட்டியின் show/hideஎன்ற குழுவில் உள்ள property sheet என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் படம்-11-ல் உள்ளவாறு property sheet என்ற பலகம் வலதுபுறம் தனியாக பிரிதிபலிக்கும்,

படம் -11

இவ்வாறு உருவாக்கிய அட்டவணையை சேமித்து பாதுகாக்க விரும்புவோம் அந்நிலையில் சாளரத்தின் மேலே வலதுபுற மூலையில் உள்ள ஆஃபிஸ் பொத்தானை சொடுக்குக உடன் விரியும் பட்டியலில் save as என்ற வாய்ப்பை தெரிவு செய்க உடன் படம்-12-ல் உள்ளவாறு வலதுபுற பலகத்தில் பலவகையான வாய்ப்புகளில் சேமிக்கும்படி கோரிநிற்கும, அவற்றில் ஒன்றை தெரிவுசெய்து சேமித்து கொள்ளலாம்,

படம் -12

இந்த பட்டிகளின் குழுக்களில் உள்ள கட்டளைகளின் பொத்தான்கள் கீழ்நோக்கிய முக்கோன அம்புக்குறி தோன்றும் அவைகளின் அம்புக்குறியை சொடுக்கியவுடன் இந்த பொத்தானின் உள்ள மேலும் பலவாய்ப்புகள் பட்டியலாக படம்-13-ல் உள்ளவாறு table templatesஎன்ற பட்டியலை போன்று விரியும் இவற்றில் நமக்கு தேவையானவற்றை தெரிவுசெய்து கொள்ளலாம் மேலும் சில பொத்தான்கள் அவ்வாறு முக்கோணமான அம்புக்குறிஇல்லாமல் table என்ற பொத்தான் போன்று தோன்றுபவைகளை தெரிவுசெய்தவுடன் நேரடியாக குறிப்பட்ட கட்டளையானது செயற் படுத்தப்படும்

படம் -13

home என்ற தாவிபட்டியில் உள்ள clipboard குழுவின் பொத்தான்கள் போதவில்லை மேலும் முழுவாய்ப்புகளும் தேவையென எண்ணுகின்றபோது இந்த குழுவின் கீழே இடதுபுறமூலையில் உள்ள உரையாடல்பெட்டிநிறுவுகை(Dialog box Launcher)என்ற சிறு பொத்தானை சொடுக்குக உடன் படம் -14-ல் உள்ளவாறு Data sheet Formatting என்ற உரையாடல்பெட்டியொன்றுதிரையில் தோன்றும்  இதில் வடிவமைப்பு செய்வதற்கான வய்ப்புகளை தெரிவுசெய்து okஎன்ற பொத்தானை சொடுக்கி செயலை முடிவிற்கு கொண்டுவரலாம்,

படம் -14

இந்த சாளரத்தின் மேல்பகுதியில் ஆஃபிஸ்பொத்தானிற்கு அருகில் இருப்பது விரைவுஅனுகல்கருவிபட்டை(Quick access tool bar)ஆகும் இதில் நம்மால் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் தரவதளத்தினை சேமிப்பதற்கான save என்ற பொத்தானும் தவறாகிவிட்டது அதனை நீக்கிவிட்டால் நல்லது என எண்ணிடும்போதுundoஎன்றபொத்தானும் அடடா சரியாக இருந்ததை தவறு எனநீக்கிவிட்டோமே என மனம் மாறி மீண்டும் அழித்ததை மீண்டும் செயலுக்கு கொண்டுவர redoஎன்ற பொத்தானும் மேலும் நமக்கு தேவையான பொத்தான்களை செயலுக்கு கொண்டுவர more என்ற பொத்தானும் உதவிக்குவருவதற்கு தயார்நிலையில் உள்ளன,